En Quintana Roo hemos experimentado de cerca el dolor, angustia y psicosis colectiva que actualmente viven [email protected] [email protected] del Centro y Sur del país. Los nombres de Gilberto y Wilma, dos de los ciclones tropicales con mayor extensión de la historia, todavía nos causan escalofríos. Y es que los desastres naturales suelen ocurrir inesperadamente. O si corremos con “suerte”, habrá un par de días para prepararnos.

Aunque nunca es fácil afrontar los embates de la naturaleza, sí podemos estar [email protected] Es crucial que el área de Recursos Humanos gestione un plan de contingencia efectivo en caso de emergencia. Éste será la diferencia entre un negocio que sobreviva, y uno que cierre sus puertas para siempre. Aquí hay 8 pasos sobre cómo preparar a tu empresa para un desastre natural:

01/ Asegura las oficinas.

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Primero, un/a expert/a tiene que verificar regularmente la solidez de los materiales y que las estructuras de nuestras instalaciones sean estables. La empresa debe gozar de los equipamientos de seguridad adecuados y revisados para que funcionen correctamente. Hay que almacenar o asegurar cualquier objeto al aire libre como sillas, letreros, carros, etc. Siempre tengamos trapeadores, cubetas y artículos de limpieza extras, por si tenemos que realizar una limpieza profunda después de la catástrofe.

02/ Mantén documentos e información vital en un lugar seguro.

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Los documentos importantes tienen que ser asegurados en un espacio impermeable. Además, los registros de las actividades de la empresa deben estar respaldados en otro lugar físico o en la nube, así evitaremos poner en riesgo la información.

Parece obvio, pero es indispensable que comprendamos todas las cláusulas del seguro contratado. No [email protected] sabemos qué documentación se necesita en caso de presentar una reclamación. Te recomiendo que tomes fotos de los activos de la oficina para comprobar costos y obtener la deducción correcta.

03/ Comparta recursos de emergencia con anticipación.

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El departamento de Recursos Humanos es, a menudo, responsable de establecer los planes de comunicación y compartir información especializada para poder afrontar la contingencia. Te sugerimos compartir la siguiente información con tu equipo:

De igual manera, es recomendable investigar la siguiente información:

  • Albergues Temporales
  • Ruta de evacuación (sismos e incendios)
  • Directorio de emergencias (Locatel, Cruz Roja, Protección Civil)
  • Información para los empleados afectados
  • Información sobre cómo cuidar a las mascotas siempre es bienvenida

04/ Planea con los colaboradores.

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Es importante que las personas sientan que tienen un sistema de apoyo. La mejor manera de hacerlo es incluirlas en el proceso de toma de decisiones previo a los eventos. Así tendrán la oportunidad de expresar sus preocupaciones y encontrar soluciones en conjunto. Se podrán establecer fechas y horarios de cierre, así como fechas y horarios de reapertura. El área de RR.HH debe asegurarse de que las personas conozcan todos los beneficios disponibles para que puedan volver a trabajar lo antes posible.

05/ Asegúrate que podrás comunicarte con tus empleados.

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Es fundamental que [email protected] actualicen sus datos personales continuamente en el sistema de la empresa. También deben ser [email protected] a seguir la página de Facebook de la compañía para que tengan actualizaciones de primera mano, y para marcarse a sí mismos “seguros” una vez que haya pasado la emergencia. Si algunos no tienen Facebook, planifica que se reporten en Google Person Finder.

06/ Comunícate con los clientes.

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La vida sigue, por supuesto, y los plazos se cumplen. Por lo que debemos considerar cómo nos comunicaremos con los clientes. Esto es especialmente crítico si tenemos clientes y/o compradores que están fuera del área impactada por el desastre natural. Seguramente querrán saber cómo les afecta la situación y si nuestra capacidad para entregar bienes o servicios, en tiempo y forma, se verá comprometida. Planifiquemos de antemano quién será el contacto con los clientes durante una crisis, y cómo se manejarán las preguntas de los clientes.

07 / Considera pagar la nómina por adelantado.

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Una empresa con finanzas saludables, podría darse el lujo de pagar la nómina días antes –antes de un huracán, por ejemplo-, para que [email protected] [email protected] puedan abastecerse de lo indispensable. El acceso a dinero en efectivo, así como un sentido de seguridad en el trabajo, es a menudo lo más importante en la mente de cualquier persona durante una emergencia.

08/ Dale prioridad a la comunicación efectiva.

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Previo al evento meteorológico, tendríamos que haber proporcionado información clara y oportuna en torno a los siguientes temas: continuidad de pagos, el uso de licencias con goce de sueldo o las políticas de asistencia de la compañía, entre muchos otros. En algunos casos, las personas necesitarán tiempo para citas con ajustadores de seguros, reconstrucción de sus hogares o para encontrar un nuevo lugar para vivir. Tenemos que apoyarlos.

En Grupo Argos estamos [email protected] que cualquier compañía puede hacer negocio de forma responsable mientras contribuyen al desarrollo de las personas. Siempre que haya un huracán, terremoto, un incendio forestal u otra catástrofe que amenaza los hogares de las personas, hay que recordar lo siguiente: los edificios pueden ser reconstruidos, los materiales pueden ser reemplazados, pero las vidas no. Es responsabilidad de las Empresas Socialmente Responsables hacer todo lo posible para salvaguardar la integridad física y emocional de [email protected] [email protected]

Cover: Diseñado por Freepik

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